Urlop na żądanie pozwala pracownikowi skorzystać z dnia wolnego bez wcześniejszego ustalania terminu w planie urlopów. Nie oznacza jednak, że wystarczy wysłać wiadomość do przełożonego i samodzielnie nie pojawić się w pracy. Pracodawca co do zasady powinien udzielić takiego urlopu, lecz w szczególnych okolicznościach może odmówić.
Na czym polega urlop na żądanie?
Urlop na żądanie jest częścią przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego, a nie dodatkowymi dniami wolnymi. Osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę może wykorzystać w tym trybie maksymalnie cztery dni w roku kalendarzowym. Dni te pomniejszają ogólną pulę wynoszącą zazwyczaj 20 albo 26 dni urlopu wypoczynkowego.
Przykładowo pracownik mający prawo do 26 dni urlopu nie otrzymuje dodatkowych czterech dni na nagłe sytuacje. Może jedynie zdecydować, że maksymalnie cztery z przysługujących mu 26 dni wykorzysta bez wcześniejszego planowania.
Limit czterech dni obowiązuje łącznie w danym roku, niezależnie od liczby pracodawców. Jeżeli pracownik wykorzystał dwa takie dni w poprzedniej firmie, po zmianie zatrudnienia pozostają mu jeszcze dwa. Pracownik może wykorzystać cały limit jednorazowo albo podzielić go na pojedyncze dni.
Czy można odmówić urlopu na żądanie?
Tak, pracodawca może odmówić urlopu na żądanie, ale taka decyzja powinna mieć charakter wyjątkowy. Zasadą wynikającą z Kodeksu pracy jest obowiązek udzielenia pracownikowi do czterech dni urlopu w terminie przez niego wskazanym. Odmowa nie powinna więc wynikać wyłącznie z niezadowolenia kierownika, krótkiego terminu zgłoszenia albo niechęci do organizowania zastępstwa.
Sąd Najwyższy wskazywał jednak, że obowiązek pracodawcy nie ma charakteru bezwzględnego. Odmowa może być uzasadniona szczególnymi okolicznościami, jeżeli wyjątkowy i zasługujący na ochronę interes zakładu wymaga obecności konkretnego pracownika. Nie wystarczy przy tym zwykła niedogodność organizacyjna, która pojawia się przy każdej niezaplanowanej nieobecności.
Przykładem może być nagła awaria, poważne zagrożenie dla bezpieczeństwa, niespodziewana kontrola wymagająca udziału konkretnej osoby albo sytuacja, w której nieobecność jedynego pracownika posiadającego potrzebne uprawnienia sparaliżowałaby działalność zakładu. Każdy przypadek trzeba jednak oceniać indywidualnie, z uwzględnieniem rodzaju pracy i rzeczywistych konsekwencji nieobecności.
Czy można nie zgodzić się na urlop na żądanie?
Pracodawca może nie zgodzić się na urlop na żądanie, jeżeli występują szczególne potrzeby wymagające obecności pracownika albo udzielenie wolnego jest w danej sytuacji prawnie niedopuszczalne. Nie powinien natomiast traktować odmowy jako standardowego sposobu ograniczania korzystania z tego uprawnienia.
Sama informacja, że w firmie jest dużo pracy, zwykle może być niewystarczająca. Urlop na żądanie został przewidziany właśnie po to, aby pracownik mógł zgłosić nagłą potrzebę wolnego, której wcześniej nie dało się uwzględnić w planie. Pracodawca powinien zatem wykazać, że w konkretnym dniu obecność tej osoby jest rzeczywiście niezbędna, a jej brak zagraża istotnym interesom zakładu.
Znaczenie ma również sposób zgłoszenia. Pracownik powinien przekazać żądanie najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, zasadniczo przed godziną, o której zgodnie z harmonogramem ma rozpocząć pracę. Zawiadomienie wysłane już po rozpoczęciu zmiany może zostać uznane za spóźnione, chyba że obowiązujące w firmie zasady są korzystniejsze.
Czy kierownik może nie zaakceptować urlopu na żądanie?
Kierownik może odmówić zaakceptowania wniosku, jeżeli został upoważniony przez pracodawcę do udzielania urlopów i zachodzą wyjątkowe okoliczności uzasadniające obecność pracownika. Decyzja nie może jednak opierać się wyłącznie na osobistej ocenie przełożonego, że pracownik zbyt często korzysta z wolnego albo powinien wcześniej przewidzieć swoją nieobecność.
W wielu firmach wniosek zatwierdza bezpośredni przełożony, dział kadr albo osoba wskazana w regulaminie pracy. Pracownik powinien korzystać z przyjętego kanału komunikacji, na przykład aplikacji kadrowej, wiadomości e-mail, telefonu lub SMS-a. Kodeks pracy nie narzuca jednej szczególnej formy zgłoszenia, ale dla celów dowodowych bezpiecznie jest wybrać sposób pozostawiający potwierdzenie wysłania informacji. Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że żądanie może zostać złożone w dowolnej formie, z zachowaniem właściwego terminu.
Brak odpowiedzi kierownika nie zawsze powinien być automatycznie uznawany za zgodę. Urlopu udziela pracodawca, dlatego samowolne pozostanie w domu może prowadzić do uznania nieobecności za nieusprawiedliwioną. W orzecznictwie przyjmowano, że rozpoczęcie urlopu przed jego udzieleniem może w określonych okolicznościach stanowić ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.
Najbezpieczniej więc poinformować przełożonego w sposób zgodny z procedurą firmy i uzyskać potwierdzenie, że wiadomość została przyjęta. Gdy kierownik odmawia, pracownik nie powinien samodzielnie uznawać, że odmowa jest nieskuteczna, tylko poprosić o wskazanie jej przyczyny.
Kiedy nie dostanę urlopu na żądanie?
Pracownik może nie otrzymać urlopu, gdy wykorzystał już cztery dni dostępne w tym trybie w danym roku. Jeżeli nadal ma niewykorzystany urlop wypoczynkowy, może złożyć zwykły wniosek urlopowy, ale jego termin będzie ustalany według normalnych zasad. Limit czterech dni nie odnawia się po zmianie pracodawcy, lecz dopiero wraz z rozpoczęciem kolejnego roku kalendarzowego.
Urlop nie zostanie również udzielony, jeżeli pracownik nie ma już żadnego urlopu wypoczynkowego do wykorzystania. Tryb na żądanie nie tworzy osobnej puli i nie pozwala wykorzystać więcej wolnego, niż wynika z wymiaru przysługującego danej osobie.
Problem może powstać także wtedy, gdy żądanie zostanie zgłoszone za późno. Zawiadomienie powinno trafić do pracodawcy najpóźniej w dniu planowanego wolnego, przed rozpoczęciem pracy. Telefon wykonany kilka godzin po rozpoczęciu zmiany nie zmienia wcześniejszej nieobecności automatycznie w urlop.
Pracodawca nie może również udzielić urlopu wypoczynkowego osobie niezdolnej do pracy z powodu choroby. Zwolnienie lekarskie i urlop wypoczynkowy służą innym celom, dlatego pracownik przebywający na zwolnieniu nie powinien zastępować go urlopem na żądanie. Państwowa Inspekcja Pracy, powołując się na orzecznictwo Sądu Najwyższego, wskazuje, że udzielenie urlopu osobie niezdolnej do pracy jest prawnie niedopuszczalne.
Kiedy urlop na żądanie jest bezpodstawny?
Pytanie, kiedy urlop na żądanie jest bezpodstawny, można rozumieć jako sytuację, w której pracownik próbuje skorzystać z tego trybu mimo braku ustawowych warunków. Będzie tak przede wszystkim po wykorzystaniu czterech dni w danym roku, po wyczerpaniu całego urlopu wypoczynkowego albo przy zgłoszeniu dokonanym dopiero po rozpoczęciu zaplanowanej pracy.
Bezpodstawne jest również przekonanie, że pracownik może jednostronnie ogłosić wolne i nie czekać na reakcję pracodawcy. Określenie na żądanie nie oznacza automatycznej możliwości opuszczenia pracy bez względu na okoliczności. Pracodawca powinien uwzględnić prawidłowo zgłoszone żądanie, lecz zachowuje możliwość odmowy w wyjątkowych przypadkach.
Pracownik nie musi natomiast ujawniać szczegółowego powodu, dla którego potrzebuje dnia wolnego. Przepisy nie uzależniają prawa do urlopu na żądanie od przedstawienia rachunku, zaświadczenia czy dowodu wystąpienia nagłego zdarzenia. Przełożony nie powinien zatem odmawiać wyłącznie dlatego, że uznał prywatny powód pracownika za niewystarczająco ważny.
Czy pracownik musi podać powód urlopu?
Pracownik zasadniczo nie ma obowiązku opisywania prywatnej przyczyny skorzystania z urlopu na żądanie. Może potrzebować wolnego z powodu nagłej sprawy rodzinnej, awarii w domu, problemu komunikacyjnego albo zwykłej potrzeby odpoczynku. Najważniejsze jest terminowe przekazanie żądania oraz posiadanie wolnych dni w puli urlopowej.
Urlopu na żądanie nie należy jednak mylić ze zwolnieniem od pracy z powodu działania siły wyższej. To osobne uprawnienie przysługujące w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, gdy natychmiastowa obecność pracownika jest niezbędna. Wybór odpowiedniego rodzaju nieobecności może mieć znaczenie dla wynagrodzenia i liczby dni pozostających do wykorzystania.
Czy niewykorzystane dni przechodzą na następny rok?
Niewykorzystany limit urlopu na żądanie nie kumuluje się. Pracownik, który w danym roku nie skorzystał z żadnego takiego dnia, nie otrzyma w kolejnym roku ośmiu dni na żądanie. Nadal będzie mógł wykorzystać maksymalnie cztery.
Niewykorzystane dni nie przepadają jednak jako część urlopu wypoczynkowego. Stają się urlopem zaległym, który powinien zostać udzielony zgodnie z zasadami odnoszącymi się do zaległego wypoczynku. Nie zachowują natomiast szczególnego charakteru pozwalającego żądać ich w wybranym dniu.
Co zrobić, gdy pracodawca bezpodstawnie odmawia?
W pierwszej kolejności warto poprosić przełożonego o podanie konkretnej przyczyny odmowy, najlepiej w wiadomości, którą można później odtworzyć. Pracownik powinien zachować również potwierdzenie terminowego zgłoszenia żądania.
Jeżeli odmowy powtarzają się i nie wynikają z wyjątkowych potrzeb zakładu, można zwrócić się do działu kadr, związku zawodowego albo Państwowej Inspekcji Pracy. Spór dotyczący prawidłowości decyzji może być również rozpoznany przez sąd pracy.
Do czasu wyjaśnienia sprawy nie należy jednak samowolnie pozostawać poza zakładem wbrew wyraźnej odmowie. Nawet gdy pracownik uważa decyzję za nieuzasadnioną, nieusprawiedliwiona nieobecność może doprowadzić do kary porządkowej, utraty wynagrodzenia, a w najpoważniejszych przypadkach nawet rozwiązania umowy bez wypowiedzenia. Ryzyko to potwierdza przywoływane przez Państwową Inspekcję Pracy orzecznictwo Sądu Najwyższego.
Urlop na żądanie jest więc realnym prawem pracownika, ale powinien zostać prawidłowo zgłoszony i udzielony przez pracodawcę. Odmowa jest możliwa, lecz nie może być rutynowa ani uzależniona od osobistej sympatii kierownika. Muszą przemawiać za nią szczególne okoliczności albo brak warunków wymaganych do skorzystania z tego trybu.
Źródło: www.offon.pl
